Hélène Tremblay, technicienne en documentation
1 décembre 2008

Chaque mois, la rubrique " Rencontre du mois " nous fait découvrir un membre du personnel de la Commission scolaire qui nous présente la nature de son travail, ses projets, ses intérêts, ce qui l'anime et encore davantage.

Voici notre rencontre du mois de décembre. 


Préserver et raviver le passé...

Hélène Tremblay a obtenu un emploi à la Commission scolaire De La Jonquière dès la fin de ses études collégiales en technique de documentation. De 1984 à 1999, elle a travaillé aux bibliothèques de plusieurs écoles primaires. Son travail consistait principalement à recevoir les groupes d’élèves, à les conseiller dans leur choix de livres et à les guider dans leurs recherches pour leurs travaux scolaires. Les achats, le classement et la réparation des livres faisaient également partie de ses tâches régulières. « J’ai toujours aimé la lecture. Le milieu de travail me convenait très bien et je lisais tous les nouveaux livres que j’avais commandés. Je pouvais donc facilement conseiller les enfants selon leurs goûts et intérêts. »

En 1998, Hélène a effectué un remplacement au Centre de gestion des documents et archives. Elle a tellement aimé son expérience qu’elle a décidé de faire un certificat en archivistique à l’Université du Québec à Chicoutimi. Elle n’a jamais regretté son choix depuis. Quand on lui demande ce qu’elle aime particulièrement dans ce travail, elle répond spontanément : l’histoire! « Quand j’étais jeune, je voulais devenir archéologue. J’ai toujours aimé l’histoire et je trouve ça important de conserver des traces du passé. J’ai même hérité des travaux de généalogie de mon grand-père à la suite de son décès. C’est maintenant un de mes loisirs préférés. C’est vraiment passionnant tout ce que l’on peut découvrir au cours de ces recherches. »

Le travail dans un centre de documentation et d’archives consiste en cinq grandes étapes: la réception des documents, l’inventaire et le classement, la conservation, la destruction des documents périmés et le service à la clientèle. La connaissance de l’histoire de la Commission scolaire constitue un atout pour identifier dès le départ le fonds d’archives dans lequel le document est classé. Quand au respect du calendrier de conservation, il fait nécessairement référence à une loi en lien avec le document en question. Les services conservent leurs documents environ deux ans pour ensuite les transférer au Centre de gestion des documents et archives où ils sont conservés environ cinq ans en semi-actif. Après le délai prescrit, ils sont détruits ou versés aux archives historiques.

« En fait, nous conservons tout ce qui rappelle l’histoire de la Commission scolaire. Les procès-verbaux du Conseil des commissaires sont entreposés dans une voûte. Le plus ancien date de 1879. On y retrouve toutes sortes d’informations comme le nom des enseignants, le lieu de construction d’une nouvelle école, l’entreprise qui a obtenu le contrat et même le nom des gens qui devaient venir chauffer les écoles de rang. Il y a aussi le rapport des inspecteurs d’écoles où l’on retrouve différentes recommandations pour améliorer les services ainsi que des notes d’appréciation des enseignants. Je n’aime pas détruire certains documents même lorsque le délai est passé. Je me dis que ça peut toujours servir un jour.»

Le plaisir d’accéder aux souvenirs...

La priorité pour Hélène consiste tout d’abord à répondre aux demandes de recherche. Grâce à son expérience et une bonne méthode de classement, quelques minutes peuvent suffire à retracer le document demandé. Par exemple, lorsque l’école Saint-Luc a fêté son 50e anniversaire, la direction et deux parents ont pu retrouver des photos du premier directeur et des élèves, des vieux manuels scolaires et même un document sur l’alimentation avec tous les fruits dessinés par un enseignant de l’époque. « J’ai souvent des demandes d’information et de photos pour des anniversaires, des articles de journaux ou des livres. Certaines personnes me demandent aussi des informations sur un membre de leur famille pour une recherche généalogique. Je dois alors leur poser plusieurs questions pour repérer le fonds d’archives dans lequel le dossier est conservé tout en respectant les règles de confidentialité. Ce n’est pas toujours évident, car à l’époque, chaque village avait sa commission scolaire. C’est tellement agréable lorsqu’on réussit à trouver! Les gens repartent contents.»

Aujourd’hui, le plus gros défi d’Hélène concerne la gestion intégrée des documents. En plus de la formation d’appoint, elle doit revoir l’ensemble du plan de classification et faire le lien avec chaque cote de classification et le calendrier de conservation. Tous les bulletins, par exemple, doivent être transférés en format PDF. Elle s’affaire également à inventorier chaque plan de construction des bâtiments de la Commission scolaire.

Parallèlement, Hélène poursuit ses recherches personnelles en généalogie. Pour conclure, quand on regarde son parcours, on s’aperçoit qu’elle n’est pas si loin de la réalisation de son désir d’être archéologue puisqu’elle est toujours sur les traces de documents ou d’objets précieux du passé. Grâce à Hélène et à tous ces amoureux de l’histoire, les fragments de notre mémoire collective peuvent dormir tranquille en attendant le jour où ils pourront renaître, le temps de reconstituer l’événement de notre histoire que l’on souhaite raviver.


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